SS-4 (wniosek o nadanie numeru EIN) – instrukcja wypełnienia

Zakładając spółkę akcyjną (Inc.) w stanie Delaware (oraz innych stanach), zobowiązani jesteśmy do zarejestrowania spółki w urzędzie skarbowym (IRS), wnioskując o nadanie numeru EIN.

Wniosek składamy na formularzu SS-4, którego przykład wypełnienia znajduje się poniżej.

Rubryki:

1. wpisujemy nazwę spółki zgodnie z dokumentem rejestrowym (Certificate of Incorporation) razem z określeniem formy prawnej spółki (Inc., Corporation etc.)

2. wypełniamy tylko wtedy jeśli posiadamy tzw. trade name of business tj. np. jeśli spółka Sample Inc. prowadzi biznes pod marką „Tłusty Hot-Dog”.

4a. wpisujemy adres: 11 Fairway Lakes Dr. #E12.

4b. podajemy miasto, stan oraz kod pocztowy: Dover, DE 19904

6. wpisujemy hrabstwo i stan, w którym znajduje się siedziba spółki: Kent, Delaware

Uwaga do pkt. 4a, 4b oraz 6: Klienci, którym zapewniamy inny adres, wpisują ten inny; Klienci, którzy dla spółki podają adres w kraju rezydencji np. prywatny właściciela, wskazują odpowiednio ten właśnie adres. Dla adresów spoza USA pkt 6 pomijamy

7a. wpisujemy nazwisko osoby odpowiedzialnej, z reguły osobę piastującą stanowisko CEO

7b. wpisujemy numer SSN (o ile taki numer posiadamy), w innym przypadku wpisujemy: foreigner

8a. zaznaczamy „No” (wniosek dotyczy spółki typu „corporation”)

8b oraz 8c. pomijamy

9a. [Type of entity] zaznaczamy „Corporation” (spółka akcyjna) i wpisujemy numer formularza zeznania podatkowego: „1120”

9b. wpisujemy „Delaware”

10. [Reason for applying] najczęściej zaznaczamy „started new business” i wskazujemy ogólny rodzaj biznesu np. Holding (Company), Trading (Company) etc.
Jeśli nie planujemy prowadzić w najbliższym czasie działalności, nie wiemy też czym spółka będzie się w przyszłości zajmować a mimo to chcemy np. założyć rachunek bankowy (do tego niezbędny jest nam EIN), możemy zaznaczyć „Banking purpose” i wpisać np. „opening a bank account”

11. wpisujemy datę planowanego rozpoczęcia działalności w formie miesiąc/dzień/rok (MM/DD/YY) np. „3/1/20”

12. wpisujemy miesiąc kończący rok obrotowy. Zazwyczaj jest to grudzień (December), choć np. w przypadku biznesów sezonowych możemy wybrać inny koniec roku obrotowego.

13. podajemy liczbę pracowników, których spodziewamy się zatrudnić w najbliższych 12 miesiącach. Najczęściej wpisujemy „0” we wszystkie trzy rubryki i pomijamy punkty 14 i 15

16. zaznaczamy jeden z kwadratów przy opisie najbardziej odpowiadającym podstawowej działalności spółki. Jeśli żaden z opisów nie odpowiada przedmiotowi działalności, zaznaczamy „Other” (inny) i wpisujemy tę działalność np. „Holding Company” albo „E-Commerce” czy „online sale”.

17. wpisujemy krótki opis produktu czy usługi, które będą przedmiotem sprzedaży np. „business consulting”, „clothes”, „cleaning services”

18. na pytanie „czy wnioskujący podmiot składał wniosek o nadanie EIN i go otrzymał”, zaznaczamy „No”, chyba że jest inaczej, wtedy wpisujemy posiadany wcześniej numer w miejscu oznaczonym trójkątem (write previous EIN here)

W podsumowaniu wniosku wpisujemy:
swoje imię i nazwisko (Name and Title) np. Rudolf Kocot, CEO
numer telefonu (Applicant’s telephone number) wraz z kierunkowymi: kod kierunkowy dla Delaware (302), dla Polski (+48). [w przypadku podania adresu amerykańskiego zalecamy posiadanie telefonu zgodnie ze strefą siedziby spółki; nie jest to jednak konieczne]
Jeśli wysyłamy wniosek faksem, należy dodatkowo wypelnić rubrykę „Applicant’s Fax Number„, pamiętając o podaniu pełnego numeru, wraz z numerem kierunkowym.
podpisujemy wniosek (Signature) i wpisujemy datę (Date) w formie formie miesiąc/dzień/rok (MM/DD/YY) np. „2/15/20” lub February 15, 2020.

UWAGA!: wszystkie amerykańskie dokumenty podpisujemy kolorem czarnym (nie niebieskim).

Wniosek SS-4 (Inc.)

Jeśli wskazaliśmy w rubrykach nr 4 adres amerykański, wtedy wypełniony wniosek wysyłamy na adres:
Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

lub faksem: (+1) 855-641-6935.

Jeśli przebywamy poza granicami USA, możemy wysłać wniosek na adres Cissarz Consulting Inc. (najlepiej w zaadresowanej już kopercie), który po ewentualnym przepakowaniu, zostanie nadany do IRS z amerykańskiego urzędu pocztowego.

Jeśli wskazaliśmy w rubrykach nr 4 adres inny niż amerykański, wtedy wypełniony wniosek wysyłamy na adres:
Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

lub faksem: (+1) 304-707-9471.

Wysyłka faksem przyspiesza procedurę nadania EIN. Dokument potwierdzający nadanie numeru EIN przychodzi zwrotnie tą samą drogą – faksem. Należy więc dodatkowo wypelnić rubrykę „Applicant’s Fax Number„, pamiętając o podaniu pełnego numeru, wraz z numerem kierunkowym.

Czas realizacji wniosku:
faks – ok 1 tygodnia
poczta – 4 tygodnie, nie licząc czasu potrzebnego na doręczenie wniosku i potwierdzenia nadania EIN.

Pod poniższym linkiem można pobrać wniosek w formacie edytowalnego PDF, z wypełnionymi już, niespersonalizowanymi, rubrykami.

Form SS-4 (Cissarz Consulting Inc.): SS-4-Sample-Inc.

Czysty formularz można pobrać również ze strony IRS: Form SS-4 (IRS).

Uwaga: Przesyłajac do IRS nadesłany do nas wniosek SS-4 nie sprawdzamy go. Nie możemy korygować/uzupełniać cudzych wniosków. Prosimy o uważne sprawdzenie wniosku przed jego wysyłką do Cissarz Consulting Inc. czy bezpośrednio do IRS.