W-8BEN – instrukcja wypełnienia certyfikatu.

Formularz W-8BEN (lub W-8BEN-E w przypadku firm) składany jest przez osoby osiągające dochody w USA.
Służy ustaleniu wysokości zobowiązania podatkowego przez beneficjentów z krajów, z którymi Stany Zjednoczone mają podpisane umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Gdyż, zasadniczo, każdy dochód osiągnięty przez cudzoziemca w USA (zarówno osobę fizyczną, jak i prawną) podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym w wysokości 30%.
By umożliwić zastosowanie preferencyjnych stawek podatkowych, zgodnych z bilateralnymi porozumieniami pomiędzy USA a innymi państwami, IRS zbiera informacje o takich podatnikach i niektóre z tych informacji przekazuje do kraju rezydencji podatkowej podatnika.

Polska posiada podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania ze Stanami Zjednoczonymi. Stąd obowiązek złożenia takiego certyfikatu w banku prowadzącym rachunek spółki.

Nie oznacza to, że dochód transparentnej podatkowo (disregarded entity) spółki LLC, będzie opodatkowany w USA.
O ile przychody spółki generowane są poza USA, zysk tej spółki w dalszym ciągu zwolnony jest z opodatkowania w USA i podlega opodatkowaniu na poziomie udziałowca (członka – member) spółki w kraju jego rezydencji podatkowej. Na przykład w Polsce.

Jednakowoż bank, który obsługuje nasz rachunek nie wie, czy i jaka część przychodów będzie generowana na rynku amerykańskim, stąd zobowiązany jest odebrać taki certyfikat od spółki.

Krótka instrukcja wypełnienia druku.

Part I

1. imię i nazwisko beneficjenta
2. obywatelstwo
3. ulica i numer domu / lokalu, miejscowość wraz z kodem pocztowym, państwo
4. w sytuacji kiedy posiadamy inny adres do korespondencji, wpisujemy go jak wyżej; jeśli nie – pozostawiamy rubryki niewypełnione.
5. wpisujemy amerykański numer podatkowy (właściciela, nie spółki!) – prawdopodobnie go nie posiadamy, więc rubrykę pozostawiamy wolną.
6. wpisujemy numer podatkowy kraju rezydencji (w Polsce – NIP); jeśli kraj rezydencji nie nadaje numerów podatkowych, należy w to miejsce wpisać tę informację np. „not legally required” lub obszerniejszą informację na marginesie formularza czy też w formie załączonego, odrębnego oświadczenia.
7. pomijamy
8. wpisujemy datę urodzenia w formacie (MM-DD-YYYY -> miesiac – dzień – rok)

Part II – pomijamy

Part III

W miejscu oznaczonym „Sign Here” składamy podpis oraz wpisujemy datę w formacie MM-DD-YYYY.
W drugiej linii wpisujemy (komputerowo lub drukowanymi literami w przypadku wypełniania druku ręcznie) swoje imię i nazwisko.

Tak wypełniony, wydrukowany i podpisany formularz składamy w banku, który zażadał oświadczenia.

Formularz jest ważny przez okres pełnych trzech lat kalendarzowych (dla dokumentu wystawionego w dniu 20.11.2020 roku, datą utraty ważności będzie 31.12.2023 r.) lub do momentu zmiany zawartych w nim danych.
W przypadku zmiany danych należy złożyć aktualizację w przeciągu 30 dni.

Przykład wypełnionego formularza W-8BEN:
Form W-8BEN_HW_web

Formularz w formacie PDF można pobrać tutaj.