SS-4 (wniosek o nadanie numeru EIN) – instrukcja wypełnienia

Czasy kiedy spółka LLC będąca w posiadaniu cudzoziemca i nieprowadząca biznesu na terenie Stanów Zjednoczonych mogła obyć się bez numeru EIN dawno minęły.
Obecnie posiadanie numeru EIN jest niezbędne w celu złożenia sprawozdania podatkowego pro forma 1120, ale również sprawozdania 5472.

Poniżej instrukcja jak należy wypełnić formularz SS-4.

Rubryki:

1. wpisujemy nazwę spółki zgodnie z dokumentem rejestrowym (Certificate of Formation) razem z określeniem formy prawnej spółki (LLC)

2. wypełniamy tylko wtedy jeśli posiadamy tzw. trade name of business tj. np. jeśli spółka Sample LLC prowadzi biznes pod marką „Tłusty Hot-Dog”.

4a. wpisujemy adres: 11 Fairway Lakes Dr. #E12.

4b. podajemy miasto, stan oraz kod pocztowy: Dover, DE 19904

6. wpisujemy hrabstwo i stan, w którym znajduje się siedziba spółki: Kent, Delaware

Uwaga do pkt. 4a, 4b oraz 6: Klienci, którym zapewniamy inny adres, wpisują ten inny; Klienci, którzy dla spółki podają adres w kraju rezydencji np. prywatny właściciela, wskazują odpowiednio ten właśnie adres. Dla adresów spoza USA, pkt 6 pomijamy

7a. wpisujemy nazwisko osoby odpowiedzialnej, zasadniczo albo członka zarządzajacego (Managing Member), albo mianowanego dyrektora spółki (np. CEO)

7b. wpisujemy numer SSN (o ile taki numer posiadamy), w innym przypadku wpisujemy: foreigner

8a. zaznaczamy „Yes” (wniosek dotyczy spółki LLC)

8b. wpisujemy „1” (spółka posiada jednego członka)

8c. zaznaczamy „Yes”

9a. [Type of entity] zaznaczamy „other” (inny) i wpisujemy: Foreign-owned Disregarded Entity

9b. pomijamy, spółka nie jest korporacją

10. [Reason for applying] najczęściej zaznaczamy „started new business” i wskazujemy ogólny rodzaj biznesu np. Holding (Company), Trading (Company) etc.
Jeśli nie planujemy prowadzić w najbliższym czasie działalności, nie wiemy też czym spółka będzie się w przyszłości zajmować a mimo to chcemy np. założyć rachunek bankowy (do tego niezbędny jest nam EIN), możemy zaznaczyć „Banking purpose” i wpisać np. „opening a bank account”

11. wpisujemy datę planowanego rozpoczęcia działalności w formie miesiąc/dzień/rok (MM/DD/YY) np. „3/1/20”

12. wpisujemy miesiąc kończący rok obrotowy. Zazwyczaj jest to grudzień (December), choć np. w przypadku biznesów sezonowych możemy wybrać inny koniec roku obrotowego.

13. podajemy liczbę pracowników, których spodziewamy się zatrudnić w najbliższych 12 miesiącach. Najczęściej wpisujemy „0” we wszystkie trzy rubryki i pomijamy punkty 14 i 15

16. zaznaczamy jeden z kwadratów przy opisie najbardziej odpowiadającym podstawowej działalności spółki. Jeśli żaden z opisów nie odpowiada przedmiotowi działalności, zaznaczamy „Other” (inny) i wpisujemy tę działalność np. „Holding Company” albo „E-Commerce” czy „online sale”.

17. wpisujemy krótki opis produktu czy usługi, które będą przedmiotem sprzedaży np. „business consulting”, „clothes”, „cleaning services”

18. na pytanie „czy wnioskujący podmiot składał wniosek o nadanie EIN i go otrzymał”, zaznaczamy „No”, chyba że jest inaczej, wtedy wpisujemy posiadany wcześniej numer w miejscu oznaczonym trójkątem (write previous EIN here)

W podsumowaniu wniosku wpisujemy:
swoje imię i nazwisko (Name and Title) np. Rudolf Kocot, Managing Member
numer telefonu (Applicant’s telephone number) wraz z kierunkowymi: kod kierunkowy dla Delaware (302), dla Polski (+48). [w przypadku podania adresu amerykańskiego zalecamy posiadanie telefonu zgodnie ze strefą siedziby spółki; nie jest to jednak konieczne]
Jeśli wysyłamy wniosek faksem, należy dodatkowo wypelnić rubrykę „Applicant’s Fax Number„, pamiętając o podaniu pełnego numeru, wraz z numerem kierunkowym.
podpisujemy wniosek (Signature) i wpisujemy datę (Date) w formie formie miesiąc/dzień/rok (MM/DD/YY) np. „2/15/20” lub February 15, 2020.

UWAGA!: wszystkie amerykańskie dokumenty podpisujemy kolorem czarnym (nie niebieskim).

Wniosek SS-4

Jeśli wskazaliśmy w rubrykach nr 4 adres amerykański, wtedy wypełniony wniosek wysyłamy na adres:
Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

lub faksem: (+1) 855-641-6935.

Jeśli przebywamy poza granicami USA, możemy wysłać wniosek na adres Cissarz Consulting Inc. (najlepiej w zaadresowanej już kopercie), który po ewentualnym przepakowaniu, zostanie nadany do IRS z amerykańskiego urzędu pocztowego.

Jeśli wskazaliśmy w rubrykach nr 4 adres inny niż amerykański, wtedy wypełniony wniosek wysyłamy na adres:
Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

lub faksem: (+1) 304-707-9471.

Wysyłka faksem przyspiesza procedurę nadania EIN. Dokument potwierdzający nadanie numeru EIN przychodzi zwrotnie tą samą drogą – faksem. Należy więc dodatkowo wypelnić rubrykę „Applicant’s Fax Number„, pamiętając o podaniu pełnego numeru, wraz z numerem kierunkowym.

Czas realizacji wniosku:
faks – ok 1 tygodnia
poczta – 4 tygodnie, nie licząc czasu potrzebnego na doręczenie wniosku i potwierdzenia nadania EIN.

Pod poniższym linkiem można pobrać wniosek w formacie edytowalnego PDF, z wypełnionymi już, niespersonalizowanymi, rubrykami.

Form SS-4 (Cissarz Consulting Inc.): SS-4 Sample LLC

Czysty formularz można pobrać również ze strony IRS: Form SS-4 (IRS).

Uwaga: Przesyłajac do IRS nadesłany do nas wniosek SS-4 nie sprawdzamy go. Nie możemy korygować/uzupełniać cudzych wniosków. Prosimy o uważne sprawdzenie wniosku przed jego wysyłką do Cissarz Consulting Inc. czy bezpośrednio do IRS.